CorporateTeam Messe Düsseldorf

Erfolgreiches Projektmanagement mit Asana

Bei der Planung, Steuerung und Durchführung von Projekten ist Organisation das A und O – vor allem bei großen Teams mit unterschiedlichen Aufgabenverteilungen. Projektmanagement-Tools können diese Arbeit erleichtern und stellen besonders in Zeiten von Corona und Homeoffice eine große Unterstützung dar.

Digitalisierung wird bei uns aktiv gelebt und so haben wir uns schon kurz vor Weihnachten für die Software Asana entschieden. Wieso? Ganz einfach: Asana ist ein Tool zur Verbesserung der Zusammenarbeit von Teams und des Managements von Aufgaben. Dabei vereint es Funktionen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Kommunikation. Teams können also Aufgaben einstellen, Deadlines festlegen und diese direkt dem Projektverantwortlichen zuweisen. Auch Dateianhänge und andere Dokumente können hinterlegt werden, sodass alles übersichtlich an einem Ort jederzeit abrufbar ist. Asana vereinfacht demnach komplexe Prozesse und bietet Transparenz über Projektinhalte, Zuständigkeiten und Timings. Ein kleines Tool, das Großes bietet und noch mehr Struktur in unseren turbulenten Messealltag bringt. Nicht umsonst bezeichnet das Wort „asana“, das ursprünglich aus dem japanischen kommt, in sich ruhende Stellungen im Yoga. 😉

Jetzt aber genug der Theorie: Wie sieht das Ganze denn nun in der Praxis aus? Wir haben unsere Kollegen zu dem neuen Projektmanagement-Tool befragt.

Unsere Interviewpartner sind:

•          Daniel Feische (DF) aus der Abteilung Partner- und Gastveranstaltungen

•          Jan Albrecht (JA), Mitarbeiter im Bereich Organisation

•          Jessica Schmidt (JS) aus dem ProWein-Team

•          Sascha Weyers (SW), Mitarbeiter aus unserem Inhouse Service Center (ISC)

 

Was ist die größte Veränderung für Sie durch das Arbeiten mit Asana?

Daniel Feische aus der Abteilung Partner- und Gastveranstaltungen

(DF): Wir haben als Team in Asana einen gemeinsamen Projektablauf gestaltet, der nun auf die einzelnen Projekte des Teams angewendet werden kann. Mithilfe von Fristen arbeiten wir zeitkritische Aufgaben heraus, die eventuell in Abhängigkeit zu anderen Aufgaben stehen. Damit behalten wir jederzeit einen guten Überblick.

(JA): Was früher (meist mit Europa-Verteiler) über E-Mail gelaufen ist, wird heute über Asana ausgetauscht – und da gibt es super viele Möglichkeiten. Mittlerweile freue ich mich mehr über den roten Punkt im Browser, der Benachrichtigungen ankündigt, als über das Brief-Zeichen in meinem E-Mail-Programm. 😊 Wenn man sich einmal auf den Aufbau und die Strukturierung von Aufgaben bzw. Projekten eingelassen hat, bietet Asana unwahrscheinlich viele Tools und Möglichkeiten, die das Arbeiten erleichtern.

(JS): Die größte Veränderung durch die Einführung von Asana ist die Anpassung meines eigenen Mindsets gewesen, also die Struktur von Asana zu begreifen: Was sind Teams? Was sind Projekte? Was sind Aufgaben? Was ist zu wenig? Was ist zu viel des Guten? Das kostet erstmal etwas Zeit und vielleicht auch ein paar Nerven, aber als mein Knoten dann einmal gelöst war, folgten der Spaß und das Verständnis von ganz alleine. Asana unterstützt mich seitdem dabei, Aufgaben besser zu strukturieren und zu verteilen sowie das Ziel viel deutlicher vor Augen zu halten. 

(SW): Mit Asana hat das Team des Online Order System (OOS) endlich ein Tool, mit dem wir die komplette Jahresplanung für alle Veranstaltungen machen können. Alle Aufgaben werden untereinander verteilt und jeder vom Team kann einsehen, wie weit das jeweilige Projekt ist, welche Tasks noch offen sind und ob alles im Zeitrahmen bleibt. Alle Anforderungen, egal ob klein oder groß, werden nach Prioritäten geordnet und zu einem Release zusammengefasst. Weiterhin haben wir nahezu alle Meeting-Protokolle und To-do-Listen auf Asana umgestellt. Der große Vorteil: Jetzt ist alles an einem Platz.

Wie hilft Asana Ihnen bzw. Ihrem Team gerade jetzt in Corona-Zeiten?

Jessica Schmidt aus dem ProWein-Team

(JS): Aufgrund der aktuellen Situation arbeitet unser Team im Homeoffice. Hierbei unterstützt uns Asana bei der Zusammenarbeit im Team zwischen Referat, Marketing, Presse und Protokoll. Wir können unsere virtuellen Meetings inhaltlich und zeitlich effektiv strukturieren und damit unsere begrenzte Zeit bestmöglich ausschöpfen. Darüber hinaus wird mithilfe von klaren Zuordnungen der Aufgaben neben der Effektivität auch die Zufriedenheit gestärkt. Die Asana Inbox hält jedes Teammitglied auf dem neuesten Stand. Insgesamt intensiviert Asana also unser Verständnis von Teamarbeit. Und auch wenn wir uns zurzeit noch etwas mit dem neuen Tool zurechtfinden müssen, arbeiten wir daran, Asana Schritt für Schritt zu integrieren.

(JA): Wir haben uns in unserer Abteilung vor Corona einmal wöchentlich im Rahmen eines Stand-up-Meetings über die aktuellen Projekte ausgetauscht. Das Taskboard haben wir komplett in Asana verlegt und besprechen Projekte jetzt regelmäßig in Video-Konferenzen. In Asana können beliebig viele Personen (sowohl intern als auch extern) in Projekte eingeladen und ausstehende Fragen, Aufgaben sowie Anforderungen verlustfrei geteilt sowie aktualisiert werden. Ein persönliches Meeting ersetzt aber Asana natürlich nicht!

(SW): Gerade in Zeiten von Corona verbessert Asana unsere Zusammenarbeit enorm. Als Projektleiter kann ich mir zum Beispiel jederzeit ein Bild von einem Projekt machen und weiß sofort, welche Aufgaben es noch zu erledigen gilt. Auch Rückmeldungen und Fragen können einfach geklärt werden. Excel-Listen, die auf einem Server liegen und nur von einer Person bearbeitet werden können, gehören dank Asana der Vergangenheit an.

(DF): Asana bietet uns zu jeder Zeit die Möglichkeit, den aktuellen Status eines jeden Projektes zu verfolgen und einen guten Überblick zu behalten, ohne dafür diverse Gespräche führen zu müssen. Durch eine Jour-fixe-Agenda können Tasks schon vorab eingebracht werden, die dann gegebenenfalls direkt gelöst werden können, ohne sie in einem Teamcall noch einmal detailliert besprechen zu müssen.

Welcher Vorteil/welche Funktion gefällt Ihnen besonders?

Sascha Weyers (2.v.l.), Mitarbeiter aus unserem Inhouse Service Center (ISC)

(SW): Die einfache Sortier-Funktion mit der ich Tasks ganz einfach per „Drag & Drop“ nach oben priorisieren und damit meine Gedanken ordnen kann. Dadurch gehen keine Ideen mehr verloren, weil sie erstmal unsortiert in Asana eingetragen werden können, bevor ich sie in ein Projekt einfließen lasse. Das geht übrigens auch super schnell mit dem Smartphone.

(DF): Zum einen, dass man Vorlagen für ein Team erarbeiten kann und damit alle einheitlich in einer Struktur arbeiten. Zum anderen die Funktion der Portfolios, die einen guten Überblick über Projekte ermöglichen.

(JS): Da kann ich mich gar nicht entscheiden, ob ich lieber das Spiegeln von Aufgaben, die Möglichkeit der Diskussionsrunde, die Kommentarfunktion, das Pflegen von Statusberichten in meinen Projekten, das Anlegen von Portfolios oder den schnellen Überblick mithilfe meiner Inbox als meinen Favoriten nennen soll.

Jan Albrecht, Mitarbeiter im Bereich Organisation

(JA): Das Anlegen von Regeln gefällt mir besonders, da ich wiederkehrende Abläufe automatisieren kann und Aufgaben mit dem Status „erledigt“ werden automatisch in den „erledigt“-Abschnitt verschoben. Richtig cool, finde ich auch die „like“-Funktion: Der „Daumen hoch“ gibt einem ein richtig gutes Gefühl, wenn man sein Tagesziel geschafft hat.

 

Vielen Dank an unsere Kolleginnen und Kollegen für diese interessanten Einblicke! Habt ihr bereits Erfahrungen mit dem Projektmanagement-Tool gemacht? Schreibt uns gerne einen Kommentar!

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Lorena Glatz
Trainee Corporate Communications bei der Messe Düsseldorf GmbH. Digital Native, Tänzerin und Reise-Fan.