Baudokumentation Messe Düsseldorf - Eingang Süd und Halle 1
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Messe machen in Zeiten von Corona

Uns geht es aktuell so wie euch: Die rasante Entwicklung der Corona-Pandemie hat unser „normales“ Leben, unsere Abläufe und Routinen über den Haufen geworfen und wir mussten uns alle völlig neu sortieren. Deshalb haben wir unseren Blog in den letzten Wochen ruhen lassen, weil wir zunächst vieles hinter den Kulissen klären und organisieren mussten. Wer von Euch auch unsere Social-Media-Kanäle verfolgt, hat da schon gesehen, dass auch die Messe Düsseldorf, wie die gesamte Messe- und Veranstaltungsbranche, von der Corona-Krise betroffen ist – inklusive unserer Kunden und Dienstleister. Die Auswirkungen der Verschiebungen der Veranstaltungen der Messe Düsseldorf sind besonders groß, weil bei uns in diesem Jahr so viele Messen wie lange nicht stattfinden sollten.

Alle Messen seit Anfang März wurden verschoben

Von Anfang an haben wir die Entwicklungen rund um das neue Coronavirus (SARS-CoV-2) sehr genau verfolgt und standen in ständigem Kontakt mit den Behörden und unseren Partnern. Nachdem die EuroShop Mitte Februar noch stattgefunden hatte, hat die Geschäftsführung der Messe Düsseldorf am 29. Februar entschieden, die Eigenveranstaltungen im März und April zu verschieben. Grundlage dieser Entscheidung war die Empfehlung des Krisenstabs der Bundesregierung, bei der Risikobewertung von Großveranstaltungen die Prinzipien des Robert Koch-Instituts zu berücksichtigen und die zuletzt deutlich gestiegene Zahl von Infizierten mit dem neuen Coronavirus (SARS-CoV-2) auch in Europa. Hinzu kamen die Allgemeinverfügung der Landeshauptstadt Düsseldorf vom 11. März 2020, in der Großveranstaltungen mit mehr als 1.000 gleichzeitig anwesenden Teilnehmern generell untersagt werden, sowie die Bund-Länder-Leitlinien zur Beschränkung sozialer Kontakte vom 22. März 2020. Daraufhin haben wir in enger Abstimmung mit unseren Partnern die Lage erneut bewertet und am 13. März auch die für Mai und Juni geplanten Weltleitmessen interpack und drupa ins nächste Jahr verschoben.

In unserem vollen Terminkalender freie Slots für die Ausweichtermine zu finden, war ein echter Kraftakt. Denn an diesen Terminen müssen nicht nur Hallen frei sein, vor allem muss der Termin auch der jeweiligen ausstellenden Branche möglichst gut passen – es waren also unter Hochdruck zahlreiche Abstimmungen mit unseren Beiräten, den Präsidenten der Messen, den beteiligten Verbänden und unseren wichtigsten Kunden zu treffen. Während unsere Projektteams in permanentem Kontakt zu ihren Ausstellern standen, liefen im Kundenservice die Telefone heiß, quollen die Mailpostfächer und Social-Media-Kanäle über: Es galt, tausende von Anfragen zu beantworten.

Die Antworten entstanden natürlich nicht irgendwie nach Bauchgefühl: Die Unternehmenskommunikation hat nach Rücksprache mit diversen Stellen im Haus für alle Kollegen verbindliche und rechtssichere Antworten für die verschiedensten Fragen formuliert und stets der dynamischen Lage angepasst. Dabei stand sie gemeinsam mit den Kollegen aus Social Media, Presse und Kundenservice in vorderster Medien- und Kundenfront. Einen Auszug mit den wichtigsten Q&As findet ihr auch  hier auf unserer Homepage.

#togetherathome – der Segen der Digitalisierung

Im weiteren Verlauf der Corona-Krise reichte es jedoch nicht, Messen zu verschieben. Aktuell gilt, möglichst jede Art von Kontakt zu vermeiden, auch zu Kollegen. An dieses Gebot des Social Distancing halten wir uns natürlich, so dass inzwischen ein Großteil unserer Kollegen von zu Hause aus arbeitet. Wie gut, dass wir in digitalen Zeiten leben. Was hätten wir vor dreißig Jahren in einer vergleichbaren Situation gemacht? Die Bewältigung der Krise wäre um ein Vielfaches schwieriger gewesen. Denn als digital arbeitendes Unternehmen haben wir heute zum Glück zahlreiche Möglichkeiten, unsere Arbeitsweise agil an die neue Situation anzupassen. Schon seit einigen Jahren arbeiten wir alle mit Laptops und jeder Mitarbeiter der Messe Düsseldorf hat ein Diensthandy. Auch Homeoffice war in einem begrenzten Umfang bereits vor Corona möglich. So waren neben der nötigen Hardware auch die digitale Infrastruktur und die entsprechenden Skills bei den Kollegen größtenteils vorhanden, um von heute auf morgen einen Großteil der Belegschaft ins Homeoffice schicken zu können.

Und da sitzen wir jetzt, mit Ausnahme einer Minimalbesetzung, die noch im Büro arbeitet. Dank unseres Kollaborationstools Asana kann die Projektarbeit weitgehend reibungslos weiterlaufen. Die Meetings, bei denen Präsentationen gezeigt oder Vorlagen bearbeitet werden, finden jetzt per Webex statt. Wenn das mal hakt, weil die Leitungen derzeit natürlich stark gefordert sind, oder nur mündliche Absprachen nötig sind, können wir auf Telefonkonferenzen, Chats oder FaceTime ausweichen. Und, siehe da, das ein oder andere Meetings kann auch entfallen … 😉

Homeoffice birgt natürlich seine eigenen Herausforderungen, vor allem die Eltern unter Euch können davon nach zwei Wochen Schulschließung sicherlich ein Lied singen. Deshalb sammeln wir gerade unsere Erfahrungen und Strategien für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice, um sie in einem der nächsten Posts mit Euch zu teilen.

Wie geht es weiter?

Also arbeiten wir jetzt einfach zu Hause statt im Büro und ansonsten läuft business as usual? Nicht ganz. Der kommunikative und organisatorische Aufwand der Verschiebungen ist immens. Und Aussagen über etwaige wirtschaftliche Auswirkungen der Verschiebungen lassen sich zu diesem Zeitpunkt, am Anfang unseres Geschäftsjahres, noch nicht treffen. Die neuen Termine (beginnend mit BEAUTY und TOP HAIR – DIE MESSE im September) stehen größtenteils bereits fest. Es gibt aktuell keine Absicht, diese verschobenen Veranstaltungen oder die weiteren für den Sommer und Herbst geplanten Eigenveranstaltungen abzusagen oder zu verschieben. Noch bis zum 22. April 2020 gilt die bereits angesprochene Allgemeinverfügung der Landeshauptstadt Düsseldorf, in der Großveranstaltungen mit mehr als 1.000 gleichzeitig anwesenden Teilnehmern generell untersagt werden. Die Stadt Düsseldorf plant aktuell, die Frist bis Ende Mai zu verlängern. Aufgrund der sich schnell ändernden Lage ist die weitere Entwicklung jedoch nicht absehbar.

Wir beobachten weiterhin aufmerksam die derzeitigen Entwicklungen und stehen hierzu in direktem Kontakt mit den zuständigen Behörden. Durch den engen Kontakt aller beteiligten Stellen ist gewährleistet, dass etwaige neue Erkenntnisse schnell ausgetauscht werden sowie nach einer Neubewertung der Lage eine Anpassung der Maßnahmen erfolgen kann. Über Ostern gehen wir zunächst in eine zweiwöchige Betriebsruhe. Und danach arbeiten wir mit Hochdruck weiter an den anstehenden Messen. Hier auf dem Blog und auch auf unseren Social Media Kanälen bleiben wir aber auch in den kommenden Wochen online und tauschen uns gerne mit Euch aus. 😊

Was bedeutet die aktuelle Situation für Euch? Wie arbeitet Ihr momentan? Wir freuen uns auf Eure Kommentare.

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Andrea Eppert
Senior Managerin Corporate Communications bei der Messe Düsseldorf GmbH. Kommunikationsfreak, Leseratte, Pferde- und Nähfan.