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Hinter den Kulissen: Die Abteilung Protokoll und Events bei der Messe Düsseldorf

Ein großes Unternehmen funktioniert nur, wenn alle Kollegen zusammenarbeiten und verschiedene Abteilungen ineinander greifen wie Zahnräder. Das läuft bei der Messe Düsseldorf super, wie fleißige Blog-Leser bereits dank der Einblicke hinter unsere Kulissen herausfinden konnten. Heute stellen wir euch die Abteilung Protokoll und Events (kurz: VG-PE) vor und haben uns von den Kollegen ein wenig zu den Abläufen in ihrem Team berichten lassen.

Die Abteilung „Protokoll und Events“ der Messe Düsseldorf, Copyright: H. Riahi

Die Abteilung VG-PE umfasst 19 Mitarbeiter und ist in zwei Bereiche aufgeteilt: „Protokoll“ und „Events“. Während der erste Bereich für alles Organisatorische rund um den Gast verantwortlich ist, sei es für eine Besuchsankündigung oder eine Veranstaltung, kümmern sich die Kollegen im Event-Bereich um alles von Bühne, über Technik und Licht bis hin zu den Künstlern. Die erste Gruppe führt den Gast sozusagen bis zur Bühne, wo das Event-Team übernimmt. Aber das ist nicht alles, was in dieser Abteilung passiert: Es werden z. B. Freud- und Leid-Briefe verfasst, internationale und nationale Besucher-Delegationen empfangen, die Protokoll-Datenbank wird sorgfältig gepflegt, der Shuttle-Service koordiniert, der Gästeclub „Kurt Schoop Lounge“ bespielt, die Konferenzräume in der 11. Etage verantwortet sowie viele Aufgaben zum Wohle der Gäste auf Zuruf erfüllt.

In allen Bereichen geht es darum, den Gästen, unseren Multiplikatoren und Entscheidern, eine so angenehme Atmosphäre zu schaffen, dass sie ihre Aufgabe so effizient wie möglich ausüben können – ein Wohlgefühl zu schaffen, dass nicht nur sie selber gern wiederkommen, sondern weitere Besucher und vor allem Aussteller für die Messe Düsseldorf begeistern.

Wolfgang von Schumann ist Abteilungsleiter der Abteilung Protokoll und Events und steht bereits seit dem 01.12.2005 der Abteilung vor, die bis 2016 Abteilung Protokoll hieß. Nach seinem Abitur, der Ausbildung zum Hotelkaufmann sowie einem anschließenden betriebswirtschaftlichen Studium hatte es Wolfgang von Schumann zunächst für zwölf Jahre zur Frankfurter Buchmesse verschlagen, wo er im Bereich Besuchermarketing tätig war. Die Stelle als Protokollleiter bei der Messe Düsseldorf, die er jetzt seit knapp 14 Jahren besetzt, war schließlich das Tüpfelchen auf dem i, oder wie Wolfgang von Schumann es nennt: „Der wahrliche Sechser im Lotto“!

MD Stories: Warum haben Sie sich für die Abteilung Protokoll der Messe Düsseldorf entschieden?

Wolfgang von Schumann: Die Begeisterung für diese Aufgabe hat sich bis heute nicht gelegt, sondern wächst nach wie vor von Veranstaltung zu Veranstaltung. Verantwortlich zu sein für die Atmosphäre unserer Gäste ist Herausforderung und Vergnügen zugleich.

MD Stories: Was schätzen Sie an Ihrer Arbeit und an Ihren Kollegen?

Wolfgang von Schumann: Unsere Abteilung ist dafür zuständig, ein Rundum-Wohlfühlerlebnis für unsere Gäste zu schaffen. Hierbei ist wirklich jedes Teammitglied Botschafter(in) für die Messe Düsseldorf! Eine Herausforderung, die jeden Tag aufs Neue erfüllt sein will. Das tagtäglich mit meinen wunderbaren Kolleginnen und Kollegen zu schaffen, erfüllt mich auch nach 14 Jahren immer wieder mit ganz besonderer Freude und großer Dankbarkeit!

MD Stories: Wie wichtig ist die Protokollabteilung für die Messe Düsseldorf?

Wolfgang von Schumann: Unsere Arbeit ist nicht wirklich messbar. Sie ist aber ein außergewöhnliches Werkzeug, um sich u. a. auch von anderen Messen abzuheben. Grundsätzlich gilt: Protokoll ist eine ungesprochene Sprache, die weltweit verstanden wird und das Setzen deutlicher und klarer Zeichen erleichtert. Sie hilft uns, den Aufenthalt unserer Gäste bei uns strukturiert und vor allem erfolgreich zu gestalten. Somit wird eine wertvolle Bindung zu unserem Unternehmen geschaffen und vertieft.

MD Stories: An welches Highlight als Abteilungsleiter der Protokollabteilung erinnern Sie sich gerne zurück?

Wolfgang von Schumann: Was die Highlights unserer Arbeit betrifft, so sind es natürlich vordergründig die Begegnungen mit Persönlichkeiten, beispielsweise aus Politik, Wirtschaft, Industrie, Gesellschaft, welche viele nur aus den Medien kennen. Wir haben die Chance, diesen Personen ein wenig näher zu kommen und den Menschen hinter der öffentlichen Person etwas kennen zu lernen. Dabei haben wir schon festgestellt, dass manche Begegnungen unerwartet wertvoll waren.

Jutta Tjaden ist Referentin in der Abteilung von Wolfgang von Schumann. Nach ihrer Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau bei der Messe Düsseldorf hat sie ein berufsbegleitendes Abendstudium zur Marketing- und Kommunikationsfachwirtin absolviert und arbeitet inzwischen seit 2007 bei der Messe Düsseldorf. Die Arbeit hier bei uns liegt bei Jutta Tjaden in der Familie. Ihr Onkel, einer unserer fleißigen Hallenmeister, hatte ihr empfohlen, sich für einen Praktikumsplatz bei der Messe zu bewerben. Ihr Interesse für den Bereich Hospitality und Event-Organisation war schon immer groß, eins führte zum anderen und schließlich begann sie die Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau. Auch Jutta Tjaden hat sich die Zeit genommen, uns ein paar Fragen zu beantworten.

MD Stories: Warum haben Sie sich für die Arbeit in der Protokollabteilung der Messe Düsseldorf entschieden?

Jutta Tjaden: In erster Linie hatte ich Glück, zur rechten Zeit am rechten Ort zu sein, denn bei uns in der Abteilung ist die personelle Fluktuation nicht sehr hoch. Doch in meinem 2. Ausbildungsjahr (2009) durfte ich das verantwortliche Protokoll-Team der boot unterstützen. Die boot feierte damals ihr 40-jähriges Jubiläum – so bekam ich von A bis Z mit, was es heißt, im Protokoll Verantwortung zu übernehmen und damit auch die volle Dosis Messe Düsseldorf gespritzt. Eine Erfahrung, die mir zeigte, dass ich gern bleiben wollte. Wie der Zufall es wollte, ging gerade eine Protokoll-Kollegin in Rente, sodass ich die Möglichkeit bekam, die Stelle zu übernehmen.

MD Stories: Welche Rolle übernehmen Sie in der Protokollabteilung und wie sieht ein typischer Arbeitstag bei Ihnen aus?

Jutta Tjaden: Ein typischer Arbeitsalltag vor einer Messelaufzeit ist sehr detail- und facettenreich, ein ständiger Mix aus interner und externer Vorbereitung, Organisation und Abstimmung zwischen Geschäftsleitung, Projektleitung, Querschnittsabteilung und zuständigen externen Ansprechpartnern. Von A-Z will alles bedacht sein, denn es geht ja schließlich ums Protokoll! Da sind keine Fehler zugelassen!

Während der Laufzeit bestimmt das zuvor mit allen verantwortlichen Stellen erarbeitete Rahmenprogramm den Alltag, beginnend mit z. B. offiziell feierlicher Messeeröffnung, Besuchsankündigungen, Ausstellerjubiläen, Sitzungen der jeweiligen Gremien und Verbände bis hin zum Get-Together, Gremienabend oder zur Ausstellerparty.

Nach einer Messelaufzeit widmen wir uns den administrativ abschließenden Aufgaben, und dann heißt es auch schon wieder: „Nach der Laufzeit ist vor der Laufzeit.“

MD Stories: Welches Ereignis ist Ihnen besonders in Erinnerung geblieben?

Jutta Tjaden: In all den Jahren durfte ich – dankenswerterweise – viel erleben. Was mich nachhaltig beeindruckt hat, ist, dass ich Tom Belz zur TourNatur 2019 im Rahmen der European Outdoor Film Tour kennenlernen durfte. Tom hat sein linkes Bein auf Grund einer Krebserkrankung im Kindesalter verloren und schaffte es dennoch, 2018 den Kilimandscharo zu besteigen. Er zeigt uns, dass wir mit unserer Willenskraft alles erreichen können!

Mein Stars-und-Sternchen-Highlight war Sting mit seiner Frau zur ProWein 2017 und sein überraschendes Unplugged-„Konzert“ in der International Lounge.

MD Stories: Welches Geheimnis steckt hinter dem mysteriösen Protokollkoffer?

Jutta Tjaden: Ja, der magische Protokollkoffer J ! Er ist unser „12. Mann“: still, unaufgeregt und nicht sichtbar, aber wenn er gebraucht wird, ist er unsere „Geheimwaffe“! Fünf Minuten vor Bühnenauftritt ist unserem Ehrengast der Knopf vom Jackett gefallen? Kein Problem, das Nähset ist dabei und der Knopf, wo er hingehört. Der Schal hat an der Kleidung gefusselt und der Fotograf steht schon bereit? Kein Problem, die Fusselbürste ist zur Hand. Aber auch Messebroschüren, Tempos, Erfrischungs- und Reinigungstücher, Pfefferminz und vieles mehr beherbergt unser Protokollkoffer. Ein Allrounder stets angepasst an die jeweilige Veranstaltung.

Der Inhalt des Protokollkoffers sorgt für schnelle Hilfe in (fast) jeder Situation. 😉

Marion Maisel-Panzner ist seit 1998 ein fester Bestandteil der Messe Düsseldorf, hat aber schon davor jede Menge Messeluft schnuppern dürfen: Nach ihrem Abitur startete sie 1990 ein etwa einjähriges Praktikum bei uns und durchlief die Abteilungen Protokoll, Presse, Logistik, Werbung, Ausstellerreferat und Kongress. Auch während ihres Lehramtsstudiums blieb sie der Messe treu. Im Anschluss daran war die Liebe zur Messe bereits so groß, dass Marion Maisel-Panzner zugriff, als die Referentenstelle im Protokoll frei wurde. Seit kurzem ist sie zuständig für den Gästeclub und stand uns ebenfalls Rede und Antwort.

MD Stories: Warum haben Sie sich für die Messe Düsseldorf und die Abteilung Protokoll entschieden?

Marion Maisel-Panzner: Nach meiner Schulzeit war es mein Wunsch, erstmal ein Bild davon zu bekommen, was „in einem Unternehmen arbeiten“ eigentlich heißt. Wo lässt sich das besser herausfinden als an einem Arbeitsplatz, an dem so viele Berufsfelder anzutreffen sind? Hier ging auch vor 30 Jahren schon die Post ab und ich sprang ziemlich schnell ins kalte Wasser!

Nach knapp zwei Jahren Protokoll und zwölf Jahren Presse (inkl. fünf Jahren Elternzeit für meine beiden Töchter), hatte ich die Möglichkeit, intern noch einmal zu wechseln. In der Presse fallen doch von Zeit zu Zeit Auslandsreisen an und das ließ sich für mich nicht so gut mit meinen damals noch kleinen Kindern vereinbaren. Also sah ich die 2012 freiwerdende Teilzeitstelle als Möglichkeit, die Arbeit meiner veränderten Lebenssituation anzupassen und etwas zu machen, was mir auch schon Jahre zuvor viel Spaß gemacht hatte. Im Protokoll ziehen ALLE an einem Strang (es geht auch gar nicht anders) – da ist es sehr beruhigend zu wissen, dass wir uns untereinander hundertprozentig aufeinander verlassen können. Das war früher so, ist heute so und wird auch bestimmt auch in Zukunft so bleiben.

MD Stories: Was ist der Schwerpunkt Ihrer Arbeit?

Marion Maisel-Panzner: Es gibt genau genommen zwei Schwerpunkte. Der eine ist die Organisation vorab, während und nach Messelaufzeiten, der andere der Kontakt zu sehr vielen sehr unterschiedlichen Menschen verschiedener Nationen innerhalb kürzester Zeit. Mein Erfahrungsschatz nach ein paar Tagen (davon vier Tage A+A-Laufzeit) ist zwar noch nicht so groß, aber ich würde sagen, gerade der Kontakt zu den Gästen erfordert ein gewisses Fingerspitzengefühl. Der goldene Mittelweg zwischen Höflichkeit/Freundlichkeit, Respekt, aber auch Humor und manchmal auch Entschiedenheit ist die fast minütliche Hauptaufgabe. Ein gewisser Überblick die zweite Anforderung (fühlen die Gäste sich wohl, klappt der Service, sieht alles auch in der „Rush Hour“ aufgeräumt aus, sind die Blumen immer noch frisch, ist es nicht zu kalt zu warm, zu laut, zu leise?). „Nichts ist so gut, dass man es nicht noch besser machen könnte“, ist ein wesentlicher protokollarischer Grundgedanke, doch wenn die Gäste mit einem Lächeln oder sogar mit einem Danke die Lounge verlassen, ist das für das Stockheim-Team und mich schon mal ein gutes Zeichen.

MD Stories: Wie sieht für Sie ein Arbeitstag im Gästeclub aus?

Marion Maisel-Panzner: Im Vorfeld geht es um Dinge wie Einrichtung, Deko, Reservierungen, Werbematerial, und Gastrobestellung. Ein Tag während der Laufzeit sieht ungefähr so aus: Bevor wir öffnen, hole ich am Empfang die Zeitungen ab. Wenn ich den Gästeclub betrete, haben unsere Hausmeister schon vieles erledigt, die Türen sind bereits geöffnet, das Licht ist an und die Musik läuft. Die Stockheim-Crew ist ebenfalls bereits in der Küche fleißig. Ich reserviere die entsprechenden Tische, logge mich in den Gästeclubbereich zum Scannen der Gästeclub- und Hon-Karten ein, regle die Lüftung, checke die Tische, die Deko, meine Mails und dann geht es auch schon los mit dem Tagesgeschäft – was genau das heißt, bringt der Tag mit sich. Gegen Abend bespreche ich mit Frau Schmitz, der Serviceleiterin von Stockheim, den nächsten Tag. Im Anschluss an eine Messe mache ich eine Bestandsaufnahme: Wie viele Gäste waren da, wie hoch war der Verbrauch an Getränken, Kulinarischem, Handtüchern, Servietten und so weiter.

MD Stories: Wie sorgen Sie dafür, dass sich die VIPs im Gästeclub rundum wohl fühlen?

Marion Maisel-Panzner: Das Stockheim-Team gibt alles, damit es den Gästen gastronomisch an nichts mangelt. Zu meinen Aufgaben zählt die Beantwortung allgemeiner Fragen zur jeweiligen Messe, wie zum Beispiel „Können Sie mal schauen, auf welchem Gleis Zug XY fährt?“ oder „Wo kann ich gut Düsseldorfer Souvenirs kaufen?“ und kleinere Sonderwünsche. Manche Gäste suchen aber auch einfach nur ein kurzes Gespräch. Das ist das Tagesgeschäft, das ich eben kurz erwähnte.

MD Stories: Was gefällt Ihnen besonders an Ihrer Arbeit im Gästeclub?

Marion Maisel-Panzner: Mir macht es einfach Spaß, so viel mit den unterschiedlichsten Menschen zu tun zu haben – und ich hoffe, das merkt man auch.

Ihr seht: Die Arbeit in unserer Abteilung Protokoll und Events ist äußerst abwechslungsreich. Vielen Dank für den spannenden Blick hinter die Kulissen der Abteilung Protokoll und Events.

Welche Abteilung würde euch sonst noch brennend interessieren?

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Lorena Glatz
Trainee Corporate Communications bei der Messe Düsseldorf GmbH. Digital Native, Tänzerin und Reise-Fan.