Matchmaking: Networking (nicht nur) in Zeiten einer globalen Pandemie

Was müssen wir tun, um auch digital ein echtes „Messe-Erlebnis” zu schaffen? Wie wird eine Messe erfolgreich, wenn unsere Gäste sich nicht physisch austauschen dürfen? Diese Fragen hat sich ein ganzes Team der Messe Düsseldorf – darunter unsere Marketing Managerin Alina Hofmann – gestellt und die Antwort ist unser Matchmaking-Tool. Es hilft den Teilnehmerinnen und Teilnehmern unserer Messen dank seinem intelligenten Algorithmus dabei, interessante neue Kontakte zu knüpfen. Wie sich dieser Service seit Alinas Zeit als Trainee zur umfassenden Networking-Plattform entwickelt hat, und was bei dieser Entwicklung besonders wichtig war, berichtet sie im Interview.

„Ausstellerinnen und Aussteller sowie Besucherinnen und Besucher gezielt miteinander vernetzen“

Erzähl uns doch einleitend ein bisschen was über dich und deinen Werdegang bei uns.

Ich habe 2018 als Trainee in der Abteilung Marketing Services begonnen. In dieser Zeit war ich bereits an der Umsetzung einiger digitaler Projekte beteiligt, so auch an der Implementierung des Matchmakings als digitalen Service der Messe Düsseldorf. Im Jahr 2019 wurde meine Trainee-Zeit dann verkürzt und ich wurde als Marketing Managerin übernommen. In dieser Funktion begleite ich mittlerweile das Matchmaking übergeordnet im Sinne der strategischen Weiterentwicklung sowie der Optimierung bestehender Workflows und operativer Prozesse.

Darüber hinaus bin ich Teil des Kommunikationsteams der ProWein und übernehme Online-Marketing-Aufgaben. Auch betreue ich unsere internationalen ProWine-Veranstaltungen marketingseitig (online und print) in Shanghai, Hongkong, Singapur und São Paulo und bin diesbezüglich Ansprechpartnerin der Kolleginnen und Kollegen vor Ort.

Du bist schon seit drei Jahren dabei und setzt jetzt ein so komplexes Projekt wie Matchmaking um, herzlichen Glückwunsch! Wie kam es dazu?

Wie so oft im Leben war das das Ganze eher dem Zufall geschuldet. Als ich als Trainee bei der Messe Düsseldorf begann, begleitete ich einen Kollegen zu einem Kick-off-Meeting mit unseren Partnern, mit denen wir das Matchmaking-Projekt bis heute gemeinsam umsetzen und vorantreiben. Nach diesem Termin war ich dann in die damals geplante Implementierung des Matchmakings als digitalen Standardservice der Messe Düsseldorf involviert und verantwortete sechs Monate später bereits dessen erfolgreichen Rollout bei der MEDICA und COMPAMED. Danach fungierte ich bereits als Hauptansprechpartnerin für besagtes Tool. So war es dann auch vor einem dreiviertel Jahr naheliegend, dass ich im Zuge der Weiterentwicklung des Matchmakings die Teilprojektleitung übernahm. Ich hätte zwar während meines Traineeships auch nicht für möglich gehalten, dass Matchmaking mal mein Projekt wird, bin aber froh über den Verlauf, da ich mich dadurch beruflich sehr weiterentwickelt habe.

Was waren die wichtigsten Schritte und Meilensteine auf dem Weg zum Matchmaking-Tool? Worin lag die größte Herausforderung bei der Umsetzung des Projekts?

Das Matchmaking in seiner Grundfunktionalität ging erstmals als Pilotprojekt zur ProWein 2018 an den Start – das war noch vor meiner Zeit. Damals allerdings noch mit deutlich weniger Funktionen. Als wir diesen Funktionsumfang zur MEDICA und COMPAMED 2018 erweiterten, war das der erste wichtige Meilenstein.

Die wichtigsten Schritte waren in der Nachbetrachtung wohl die Implementierung eines Projektstandards und die Etablierung von effizienten Workflows zwischen den drei beteiligten Stellen. Nach fast drei Jahren der Zusammenarbeit mit unseren Partnern dimedis und Grip sind wir ein eingespieltes Team. Weiterhin wichtig war das Zusammenführen der unterschiedlichen Systeme – ein Teil des Matchmakings passiert auf Seiten der Messe Düsseldorf, nämlich der Anmeldeprozess für die Userinnen und User, und der andere Teil, also die konkrete Anwendung (Matching, chatten, Terminvereinbarung, etc.) durch die registrierten Teilnehmerinnen und Teilnehmer innerhalb des Matchmaking-Tools.

Das war technisch schon eine Herausforderung, da für die Userinnen und User natürlich alles nahtlos funktionieren muss. Das macht das Projekt sehr komplex, da jede Produkterweiterung Auswirkungen auf die verschiedensten Punkte mit sich bringt und entsprechend bedacht werden muss.

Welche Abteilungen waren in die Entwicklung von Matchmaking involviert und welche Anforderungen muss das Tool erfüllen?

Wie eingangs erwähnt, war das Projekt insbesondere zu Beginn sehr interdisziplinär, da kaum etablierte Strukturen existierten. Auch Schulungen und Customer Support waren essenziell. Es bringt nichts, ein neues Tool einzuführen, ohne zu erklären, wie es funktioniert. So waren sowohl Einkauf, Rechtsabteilung, Marketing und das Inhouse Service Center (ISC) am Matchmaking-Projekt beteiligt. Und sie alle sind es natürlich heute noch. Matchmaking bildet ein in sich geschlossenes Projekt, an dem immer abteilungsübergreifend gearbeitet wird.

Die Grundidee ist aber bis heute unverändert: Ausstellerinnen und Aussteller sowie Besucherinnen und Besucher gezielt miteinander zu vernetzen und dadurch einen Mehrwert für beide Seiten zu schaffen.

Damit wir ein optimales Matching ermöglichen können, müssen alle Matchmaking-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer einige Fragen beantworten. So richten sich unsere Kontaktvorschläge für die Besucherinnen und Besucher nach ihren Interessen und Ausstellerinnen sowie Aussteller werden bei der passgenauen Lead-Generierung unterstützt – sogar schon vor der Laufzeit.

„Matchmaking ersetzt nicht die wichtigen physischen und zufälligen Begegnungen, ist aber aktuell eine sinnvolle Alternative“

Was sind die wichtigsten Funktionen von Matchmaking und wieso waren sind diese Features essenziell?

Neben der Unterbreitung von passenden Kontaktvorschlägen ermöglicht das Tool eine qualitative „1:1“-Interaktion der Userinnen und User. So haben Matches z. B. die Möglichkeit, direkt miteinander zu chatten. Zudem erlaubt das Tool, Termine zu vereinbaren, zu denen sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer entweder virtuell oder vor Ort treffen können, sofern letzteres möglich ist. Matchmaking unterstützt somit auch eine effiziente Terminplanung der Messe-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer. Zur virtual.drupa gibt es jetzt erstmalig für Ausstellerinnen und Aussteller die so genannte Teams-Funktion. Diese ermöglicht es, das eigene Team im Matchmaking optimal einzusetzen, es stellt quasi das Aussteller-Backoffice dar. So sieht jedes Teammitglied, welche Termine die Kolleginnen und Kollegen haben, welche Matches zwischen Ausstellervertreterinnen und -vertretern sowie Interessentinnen und Interessenten bestehen. Über den Company-Chat kann jedes Teammitglied auf Kundenanfragen reagieren. Somit wird kein Potenzial mehr verschenkt und die Reichweite enorm erhöht. Die Teams-Funktion ermöglicht ebenfalls den Ausbau der digitalen Präsenz der Ausstellerinnen und Aussteller, vertreten durch deren Repräsentantinnen und Repräsentanten im Matchmaking-Tool, da jetzt auch das Firmenprofil von den Teammitgliedern gepflegt werden kann.

Inwiefern spielte die Corona-Pandemie eine Rolle bei der Entwicklung von Matchmaking?

Matchmaking gehörte bereits vor der Corona-Pandemie zu unserem digitalen Serviceangebot, welches die Messeteilnahme effizient gestalten und im Zuge der Messevorbereitung unterstützen soll. So können bereits vor Messebeginn Termine vereinbart und Kontakte geknüpft werden, welche dann vor Ort – zum physischen Event – konkretisiert wurden. Insbesondere die zugehörige App unterstützt dies. Seit 2018 bieten viele Veranstaltungen der Messe Düsseldorf Matchmaking deshalb erfolgreich an.

Matchmaking hat uns während der Corona-Pandemie aber insofern ein Stück weit geholfen, da wir zur glasstec VIRTUAL erstmals virtuelle Meetings anbieten konnten. Bei der virtual.MEDICA und virtual.COMPAMED wurde dies fortgeführt und ist jetzt auch fester Bestandteil der virtual.drupa. Matchmaking wird von uns nach wie vor kontinuierlich weiterentwickelt. Zur virtual.drupa 2021 habenBesucherinnen und Besucher jetzt die Möglichkeit, im Showroom der jeweiligen Ausstellerinnen und Aussteller mit den dort hinterlegten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern über das Matchmaking direkt in Kontakt zu treten – sofern diese auch am Matchmaking teilnehmen. Dadurch schaffen wir zusätzliche Interaktionsmöglichkeiten.

Die Corona-Pandemie hat die Weiterentwicklung des Matchmakings positiv beeinflusst und bietet unseren Teilnehmerinnen und Teilnehmern trotz der aktuellen Situation die Möglichkeit, persönlich miteinander virtuell in Kontakt zu treten. Natürlich kann Matchmaking nicht die wichtigen physischen und zufälligen Begegnungen ersetzen, jedoch bietet es unter den aktuellen Umständen eine sinnvolle Alternative.

Wie hat dich das Projekt persönlich weitergebracht?

Da es 2018 noch sehr wenige Erfahrungswerte gab, konnte ich auf keinerlei Standards zurückgreifen oder mich daran orientieren. Das hat mir in der Nachbetrachtung vor allem Flexibilität in meiner Arbeitsweise verschafft. Dadurch bin ich mit Herausforderungen bzw. Unvorhergesehenem anders umgegangen, da klar war, dass es ohne Ausprobieren manchmal nicht weitergeht. Das hat mich und das Matchmaking-Team immer wieder aufs Neue aus der Komfortzone gelockt und ist insbesondere in der aktuellen Situation mehr als hilfreich.

Gleichzeitig ist das Projekt sehr interdisziplinär und international ausgelegt. Das erweitert den eigenen Horizont, weil das Mindset von Fachgebiet zu Fachgebiet natürlich variiert: Entwicklerteams haben andere Prioritäten als beispielsweise der Einkauf. All diesen Anforderungen gleichzeitig gerecht zu werden, und alle Beteiligten zufriedenzustellen, erfordert schon ein gewisses Anforderungsmanagement, das ich erst lernen musste. Aufgrund der Neuartigkeit des Projekts gibt es viele Fragen von unterschiedlichsten Stakeholdern, die – zugegeben – nicht immer ganz einfach zu beantworten sind. Dadurch habe ich auch gelernt, Verantwortung zu übernehmen und damit umzugehen. Das macht es für mich sehr spannend, schnell die richtigen Lösungen zu finden. Umso mehr erfüllt es mich mit großer Freude zu sehen, wie Matchmaking immer mehr an Relevanz gewinnt und von den Zielgruppen stark genutzt wird.

Vielen Dank, Alina, für das aufschlussreiche Interview.

Ihr habt jetzt Lust darauf, Matchmaking mal auszuprobieren und kommt zufälligerweise aus der Druckbranche? Dann meldet euch noch für die virtual.drupa und im nächsten Schritt direkt für das Matchmaking an – die Anmeldung ist online möglich und völlig kostenfrei! Werft doch mal einen Blick in unser Programm und schaltet bei der ein oder anderen Web Session ein oder schaut euch über euren Online-Zugang alle Videos bequem und einfach on demand an! Wie ihr dabei das Beste aus eurem Messe-Besuch herausholen könnt, erfahrt ihr in unserem Quiz „MD goes virtual“. Viel Spaß bei eurem virtuellen Messe-Erlebnis!