AusstellerService

Digital in die Zukunft: Der neue Ausstellerausweis

Vergangenen Freitag war es endlich so weit: Wir konnten unser Gelände wieder öffnen und der CARAVAN SALON – die Messe für Caravan, Reisemobile, Camping & mobile Freizeit, hat begonnen. Dies ist gleichzeitig auch die Premiere für unser Hygienekonzept #PROTaction und den digitalen Ausstellerausweis, welcher nun einfach, schnell und flexibel über das Online Order System (OOS) der Messe geordert werden kann. Dafür erhalten die Aussteller Gutscheincodes, mit denen sich ihre Mitarbeiter online registrieren können und daraufhin ihren personalisierten Ausstellerausweis erlangen.

In diesem Zusammenhang hatten wir die Möglichkeit, mit unserem Kollegen Stefan Pauly zu sprechen. Er arbeitet seit drei Jahren bei der Messe Düsseldorf und ist vor allem für die Digitalisierung zuständig, betreut verschiedene digitale Projekte wie zum Beispiel den digitalen Ausstellerausweis und ist damit maßgeblich daran beteiligt, so viele Prozesse wie möglich zu digitalisieren. So hat er beispielsweise auch schon unseren Service „Matchmaking”, ein Portal über das sich Aussteller und Besucher schon im Vorfeld einer Messe digital vernetzen können, etabliert.

„Für neue digitale Projekte erhalten wir von vielen Stellen Input”

Unser Kollege Stefan Pauly
Unser Kollege Stefan Pauly war intensiv in die Einführung des digitalen Ausstellerausweises involviert

Bei so viel Erfahrung in Sachen „digitale Projekte“ wollten wir natürlich als erstes wissen, wie die Idee zu einem neuen Projekt überhaupt entsteht:

Stefan, woher kommt denn überhaupt der Anstoß für ein digitales Projekt?

Stefan Pauly (SP): Wir arbeiten da sehr eng mit Ausstellern, Besuchern und Kollegen der Messe Düsseldorf zusammen. Tatsächlich bekommen wir von allen möglichen Seiten Input, wo gerade der Schuh drückt und welche Prozesse wir verbessern können. Wir schauen daraufhin, welche Projekte am dringendsten sind und welche die Messe Düsseldorf hinsichtlich der Digitalisierung am weitesten nach vorne bringen. Diese werden dann nach und nach umgesetzt.

Eines dieser Projekte ist der digitale Ausstellerausweis. Welche Vorteile ergeben sich daraus? Was ist das Besondere an dem neuen Ausweis?

SP: Bevor es den digitalen Ausstellerausweis gab, wurden die Ausweise postalisch versandt. Das war einerseits recht aufwendig und beeinträchtigte andererseits auch die Flexibilität, sodass sich Aussteller nur bis maximal zwei Wochen vor der Veranstaltung anmelden konnten. Die Idee war daher, diesen Prozess zu digitalisieren und damit zu vereinfachen. Ein großer Vorteil ist auf jeden Fall, dass nun auch kurzfristige Anmeldungen über das Online Order System möglich sind. Darüber hinaus kann man den Ausweis eigentlich nicht mehr vergessen, da man ihn praktisch immer auf dem Smartphone dabei hat. Davon abgesehen werden auch nur die Ausweise verrechnet, die eingelöst werden.

Ein Projekt wie der digitale Ausstellerausweis ist sicherlich sehr komplex. Worin lag denn die größte Herausforderung?

SP: Zusätzlich zur technischen Komplexität ist es besonders wichtig, den neuen Prozess adäquat zu kommunizieren, sodass jeder den Service optimal nutzen kann. Jeder Aussteller und das gesamte Standpersonal müssen sich registrieren. Wir müssen dafür sorgen, dass der neue Prozess bei allen Beteiligten ankommt. Dazu haben wir beispielsweise ein Video erstellt, welches den Umgang mit dem digitalen Ausstellerausweis erklärt. Aussteller, die ihre Ausweise noch nicht eingelöst haben, sprechen wir nochmal gezielt an, um sicherzustellen, dass alle den neuen Service nutzen können.

Natürlich haben wir aber auch vorher schon sehr eng mit den Ausstellern zusammengearbeitet und die Usability getestet, also z. B. wie die digitalen Ausstellerausweise eingelöst und verwaltet werden. Aber auch nach der ersten Bewährungsprobe ist unsere Aufgabe noch nicht erledigt: Solche Projekte werden immer wieder optimiert. Angefangen damit, dass schon während der Laufzeit erste Verbesserungsvorschläge über unsere Infopoints auf dem Gelände an uns weitergegeben werden. Dafür haben wir ausreichend Ressourcen bereitgestellt, um möglichst schnell reagieren zu können. Nach dem ersten Einsatz während des CARAVAN SALON erstellen wir zudem eine Review und rekapitulieren, wie das Projekt gelaufen ist und was wir verbessern können. Damit garantieren wir das bestmöglichste Ergebnis für unsere Aussteller.

Gute Vorbereitung ist das A und O: „Einen Service wie den digitalen Ausstellerausweis hätten wir wegen Corona jetzt erst noch entwickeln müssen“

Das heißt, die Einführung eines solchen Prozesses nimmt auf jeden Fall einige Zeit in Anspruch. War auch dieses Projekt schon länger geplant oder hat Corona die Idee des digitalen Ausstellerausweises beschleunigt?

SP: Die Idee, den Ausstellerausweis zu digitalisieren, gibt es tatsächlich schon seit November 2016. Der Prozess ist deshalb so zeitintensiv, da fast alle Teams und Systeme sowie die Aussteller von allen Messen davon betroffen sind. Trotzdem hat alles reibungslos geklappt, was wir vor allem der tollen Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen zu verdanken haben. Ursprünglich wollten wir die digitalen Ausstellerausweise schon bei der wire & Tube 2020 einsetzen. Dass wir den digitalen Ausstellerausweis jetzt quasi schon in der Tasche hatten, ist natürlich im Hinblick auf Corona ein großer Vorteil, da wir genau nachvollziehen können (und müssen), wann sich wer auf dem Messegelände befindet. Dadurch können wir sicherstellen, dass die begrenzte Anzahl der Besucher und Aussteller nicht überschritten wird. Ein entsprechendes System hätten wir sonst erst entwickeln müssen. Jetzt hatten wir schon einen digitalen Ausstellerausweis für den CARAVAN SALON und konnten direkt starten.

Dann sind doch bestimmt noch weitere digitale Projekte in Planung. Was können wir denn in der Zukunft erwarten?

SP: COVID-19 hat den Trend zu hybriden Konferenzen nochmal beschleunigt. Das heißt, es gibt sowohl Präsenzveranstaltungen als auch Informationen übers Internet. Unser Fokus liegt zur Zeit auf der Umsetzung dieser hybrider Veranstaltungen.

Vielen Dank, Stefan Pauly! Wir sind sehr froh, dass sich unsere Tore wieder geöffnet haben und wir das mit einem neuen Service feiern konnten.

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