Hinter den Kulissen: Die IT-Abteilung der Messe Düsseldorf

In unserer Blogreihe „Hinter den Kulissen“ werfen wir heute einen Blick auf unsere IT-Abteilung, ohne die „Digitalisierung“ nur ein Wort wäre. Denn egal, ob auf dem Messegelände oder aus dem Homeoffice, unsere IT-Abteilung sorgt für eine schnelle und sichere Verbindung zu Servern, Datenbanken und dem Internet. Sie ermöglicht Videokonferenzen und steht uns mit ihrem Service stets mit Rat und Tat zur Seite. Zeit, sie euch endlich etwas genauer vorzustellen.

Unser Netzwerk – Das Herzstück der IT-Abteilung

Das Netzwerk ist der Dreh- und Angelpunkt unserer IT-Abteilung. Es ist die Verbindung zwischen Endgeräten, wie z. B. PCs, Druckern oder Telefonen zu Servern, Datenbanken und dem World Wide Web, erklären uns die zuständigen Kollegen. Für eine einwandfreie und sichere Verbindung zum Internet sorgen die Firewalls, VPNs und Internet Router in unseren Rechenzentren. Auch für Notfälle, in denen sofort eingegriffen werden muss, stehen unsere Kollegen für uns in einer Rufbereitschaft zur Verfügung. Zusätzlich sind sie mit zuständig für die Telefonanlage, da bei uns hauptsächlich VoIP (Voice over IP, also Telefonie über Netzwerk) eingesetzt wird. Da sich aufgrund der aktuellen Situation viele der Kollegen im Homeoffice befinden, liegt das Hauptaugenmerk des Netzwerk-Teams zurzeit auf den VPN-Verbindungen, die eine sichere Verbindung von zuhause in das Messe-Düsseldorf-Netzwerk garantieren.

Wer jetzt aber denkt, unsere „Netzwerker“ haben einen typischen Büroalltag, liegt falsch: Das Team ist viel auf dem Gelände unterwegs und in die Planung für die Neubauten, wie beispielweise unsere Neue Messe Süd involviert. Zur ENERGY STORAGE EUROPE planten sie zum Beispiel die benötigten Anbindungen für den kompletten Eingangsbereich in Halle 8b, in denen neben Kassen mit Einlass-Drehkreuzen auch die Kollegen aus der Presseabteilung oder die Messeleitung unterkommen. Seit den letzten Jahren gibt es auch immer wieder Schnittstellen zu unserer Klimatechnik, die sich mehr und mehr ins Netzwerk verlagert.

Doch unser Netzwerk ist nicht der einzige Bereich in unserer IT-Abteilung: Wir durften mit Mirjam Kirschsieper (MK), unserer Verantwortlichen für Videokonferenz-Tools und Holger Engelskirchen (HE), Mitarbeiter des IT-Service, sprechen und ihnen einige Fragen stellen. Beide arbeiten bereits seit mehreren Jahrzenten bei der Messe Düsseldorf.

„Wenn man offen dafür ist, kann man viel von Kollegen lernen.“

Was schätzen Sie an Ihrer Arbeit und Ihren Kollegen?

MK: Die Arbeit bei der Messe Düsseldorf ist sehr abwechslungsreich, vielseitig und vielschichtig. Ich habe hier viele nette Kolleginnen und Kollegen kennengelernt und wenn man offen dafür ist, kann man viel von ihnen lernen.

HE: Der IT-Service der Messe steht mit sieben Kolleginnen und Kollegen und einem Auszubildenden in allen Fragen zu Software, Hardware und Services zur Seite. Als zentrale Anlaufstelle bearbeiten wir die Anliegen unserer Kolleginnen und Kollegen direkt oder leiten sie in die Fachbereiche der IT weiter. Die Vielseitigkeit der Anfragen bringt jeden im Team mit allen Themen in Berührung und durch die Anrufe an der Hotline, regen Austausch untereinander und den Besuch von Kolleginnen und Kollegen aus dem Haus sind unsere Büros immer sehr „belebt“. Dass die Kollegen im IT-Service trotz diesen Grundrauschens noch immer feine Antennen für die Situation der Betroffenen und die Bedeutung auch kleiner Störungen behalten, ist nicht selbstverständlich und auch ein Ausdruck des Service-Anspruchs im ganzen Team. Dazu gehört auch, dass keine wichtige Frage unbeantwortet bleibt.

Die Arbeit im IT-Service lebt vom Kontakt mit unseren Kunden und dem ständigen technischen Fortschritt – eine spannende Mischung, die uns Offenheit und Neugier für beides abverlangt.

Was war seit Ihrem Start bei der Messe Düsseldorf die größte Entwicklung in Sachen IT, die Sie miterlebt haben?

MK: Ich habe bereits 1987 in der Abteilung Kommunikations- und Nachrichtentechnik mit dem Auftrag angefangen, mich ins Thema Videotechnik einzuarbeiten. Seitdem hat sich einiges verändert – auch mein Tätigkeitsfeld, denn ich bin „erst“ vor zwei Jahren in die IT-Abteilung gewechselt. Die größte technische Neuerung war für mich die Einführung von PCs bei der Messe Düsseldorf.

HE: Gerade wegen der Innovationskraft in der IT lässt sich das nicht auf eine oder wenige Entwicklungen reduzieren. Als ich bei der Messe begonnen habe, wurde nur wenigen ausgesuchten Anwendern der Zugang ins Internet ermöglicht. Heute kann eigentlich jeder von zuhause oder vom Smartphone aus weit mehr als nur das!

Herr Engelskirchen, Sie erklären, dass die IT sehr innovationsgetrieben ist, welche neuen Services haben sich durch die zunehmende Digitalisierung in den letzten Jahren bei der Messe Düsseldorf entwickelt?

HE: Die Liste ist so lang und betrifft so viele Bereiche, dass ich sie hier gar nicht alle aufzählen kann. Hier also nur ein paar Beispiele: Die Online-Anmeldung, das Online Order System, der Ausbau des WLAN-Angebots für Besucher und Aussteller, sowie der digitale Telefonie-Service. Grundsätzlich entwickeln wir uns immer weiter weg von unserer stationären Serverlandschaft in immer mehr sogenannten Cloud-Services. Das verändert auch unsere Angebote im IT-Service. Anfragen, die früher nur über die Hotline möglich waren, können heute auch per E-Mail oder über unser Digital Self Service Portal abgewickelt werden.

Und wie entstehen neue Service-Angebote überhaupt? Wie lange dauert es von der Idee bis zum fertigen Service?

HE: Neue Service-Angebote und Ideen benötigen immer einen Treiber – jemanden, der die Idee vertritt, bewirbt und die Umsetzung antreibt und begleitet. Erst wenn hier genügend Energie investiert wird, gelangen Ideen in die Umsetzung. Trotzdem kann man die Entwicklungszeiten für neue Services nur schwer beziffern, denn sie sind abhängig von der Verfügbarkeit der hierfür erforderlichen Kräfte und deren Einbettung in das Regelgeschehen in der IT. Und natürlich von der Komplexität des Themas. Datenschutz und Mitbestimmung müssen bei jeder Entwicklung ebenfalls berücksichtigt werden. Ein positives Beispiel aus der letzten Zeit ist die Einführung des Softphones, also der Möglichkeit, ohne ein Telefon der Messe nur mit einem PC telefonieren zu können. Unser Kundenservice benötigte im Zuge der Corona-Maßnahmen die Möglichkeit, auch aus dem Homeoffice die Kundenanfragen entgegennehmen und bearbeiten zu können: Hierfür wurde in nur zwei Wochen mit dem Telefonanlagenbauer, unseren Kollegen aus der Kommunikationstechnik und unserer IT eine Lösung umgesetzt.

„Trotz aller technischer Möglichkeiten sind Webmeetings weit weniger persönlich als ein direktes Gespräch”

Apropos Corona: Frau Kirschsieper, wie sieht Ihr typischer Arbeitsalltag aus und wie hat er sich in der aktuellen Lage durch Corona verändert?

MK: Einen typischen Arbeitsalltag habe ich eigentlich nicht. Meistens kommt es anders als geplant, Prioritäten verschieben sich spontan und ich muss adaptiv darauf reagieren. Das macht meine Arbeit sehr lebendig und abwechslungsreich.

Durch Corona haben wir mit unserem Daily-Corona-Meeting mittels FaceTime eine feste Tageskonstante. Damit halten wir Kontakt zu den Kollegen im Homeoffice und können uns kurz austauschen. Das gefällt uns allen so gut, dass wir das auch nach Corona noch beibehalten möchten.

Wie sehen Sie das, Herr Engelskirchen? Inwieweit wird die aktuelle Lage die Arbeit der IT-Abteilung auch in Zukunft beeinflussen? Welche positiven Entwicklungen nehmen Sie aus dieser herausfordernden Zeit für später mit?

HE: Die Corona-Krise hat gezeigt, dass wir von den unterschiedlichsten Standorten effektiv zusammenarbeiten können. Die technischen Voraussetzungen sind vorhanden, das ist zweifelsfrei bewiesen, und alle, auch unsere Anwenderinnen und Anwender, haben sich diese für sie oft neuen Möglichkeiten ohne große Probleme erschlossen. Wir werden uns diese Fähigkeiten erhalten und sie vermutlich noch vertiefen. Wir können sie nutzen, um unsere Messen im internationalen Umfeld besser zu vermarken und den Standort Düsseldorf zu stärken. Trotzdem vermisse ich den direkten Kontakt zu unseren „Heimarbeitern”, egal ob aus meinem direkten Arbeitsumfeld oder aus den vielen Bereichen im Hause. Das darf uns, auch im Umgang mit unseren Kunden nicht verloren gehen, denn trotz aller technischer Möglichkeiten sind die Ergebnisse aus Webmeetings weit weniger persönlich als ein direktes Gespräch.

Frau Kirschsieper, trotzdem sind Videokonferenz-Tools aus dem Arbeitsalltag heute nicht mehr wegzudenken. Welche Rolle spielen sie denn für die Messe Düsseldorf und haben sich durch die zunehmende Arbeit aus dem Homeoffice neue Herausforderungen an diese ergeben?

MK: Aufgrund der Corona-Krise rücken Videokonferenz-Tools verstärkt in den Fokus.

Die Messe Düsseldorf war Vorreiter auf dem Gebiet. Ich betreute mit meinen Kollegen bereits 1987 unser eigenes privates Videokonferenzstudio. Zu damaligen Zeiten war das neben unseren Rundfunkstudios und dem Direktanschluss an das ARD-Netz ein revolutionäres technisches Highlight. Auch Aussteller und Kongressteilnehmer konnten unser Videokonferenzstudio nutzen. Damals war es sogar möglich, auf TV-Qualitätsniveau mit Belgien, der Schweiz, Frankreich, England, Finnland, den USA und China zu konferieren. Und genauso wie Modetrends wiederkehren, so kehrt auch die Videokonferenz wieder. Natürlich in anderer Form und Technik, aber der Grundgedanke ist gleich. Zusammenarbeit trotz Distanz: Der visuelle Austausch ermöglicht nicht nur das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, sondern spart auch Reisekosten. Zurzeit explodiert die Nachfrage.

Herausforderungen ergeben sich vor allem durch die individuelle Schulung des Videokonferenz-Tools für die Kolleginnen und Kollegen und natürlich die steigenden Support-Anfragen. Vor allem im Homeoffice ist die Lösungsfindung beim Support etwas anspruchsvoller. Doch auch hier gibt es technische Hilfsmittel, die unsere Arbeit erleichtern. Insgesamt kriegen wir das alle gut hin, wachsen mit unseren Herausforderungen und stärken damit unser Gemeinschaftsgefühl.

Vielen Dank an unsere Kolleginnen und Kollegen für das Interview. Ihr seht, unsere IT-Abteilung ist ein sehr vielfältiger und breitgefächerter Bereich, der nicht nur in Zeiten von Corona für eine Verbindung zu Kollegen, Ausstellern und Besuchern sorgt.