Besonderheiten der Pressearbeit für Messen

Während einer Messe ist auf unserem Gelände immer viel los. Damit nicht nur die Besucher und Aussteller sehen, wie es bei uns zugeht, berichten viele Medienvertreter vom Geschehen vor Ort – je nach Messe sind dann zwischen einigen hundert und mehr als zweitausend Journalisten hier vor Ort. Doch wer kümmert sich im Vorfeld und zur Laufzeit eigentlich um sie? Unsere Presseabteilung! Das Team rund um Eva Rugenstein unterstützt die Journalisten in der Berichterstattung über die jeweilige Veranstaltung – online, offline und natürlich persönlich. Wir haben uns zum Interview mit der Leiterin der Presseabteilung getroffen und sie gefragt, was das Besondere an der Pressearbeit für Messen ist.

„Der Großteil unserer Arbeit ist getan, wenn eine Messe beginnt“

Eva Rugenstein ist gelernte Tageszeitungsredakteurin. Nach vier Jahren im Beruf hat sie ein Sprachenstudium mit Schwerpunkt Wirtschaft absolviert und nach einem Auslandsaufenthalt entschieden, all diese Dinge miteinander zu verbinden. Welcher Arbeitsplatz käme besser infrage als die Messe Düsseldorf. Über eine Bekannte ist sie vor 30 Jahren glücklicherweise in unserer Presseabteilung gelandet. Ihr Job macht ihr auch nach dieser langen Zeit noch genauso viel Spaß wie am ersten Tag. Was ihn so besonders macht: die Vielfalt! Und genau darüber wird sie uns gleich mehr erzählen. Wenn sie nicht gerade mit der Pressearbeit beschäftigt ist, dann liest sie gerne, ist in der Natur unterwegs oder trifft sich mit Freunden.

Redaktion: Was genau macht Ihre Abteilung?

Als Presseabteilung versorgen wir weltweit alle Medien mit Informationen über unsere Messen sowohl hier am Standort Düsseldorf als auch für unsere weltweiten Veranstaltungen. Im Vorfeld einer Messe sorgen wir dafür, dass sich Leser, Zuschauer und Zuhörer – also die Nutzer dieser Medien – ein Bild darüber machen können, was sie erwarten dürfen. Unsere wichtigste Aufgabe ist es, das Interesse der relevanten Zielgruppe für unsere Veranstaltungen zu wecken. Die Informationen rund ums Messegeschehen vermitteln wir zum Beispiel durch Pressemitteilungen oder während Pressekonferenzen rund um den Globus, aber auch durch Hintergrundartikel über die Branchen unserer Messen, die technologische Entwicklungen und Innovationen thematisieren. Die Zulieferung von Content für Newsletter und Social-Media-Aktivitäten unseres Hauses sowie die Unterstützung der Aussteller bei ihrer Pressearbeit gehören ebenfalls zu unseren Aufgaben. Darüber hinaus stehen wir Medienvertretern vor, während und nach Laufzeiten jederzeit zur Verfügung, wenn sie Fragen haben oder unsere Unterstützung z. B. bei der Vermittlung von Experten oder Interviewpartnern benötigen. Während der Messelaufzeit organisieren wir zusätzlich Foto-Termine sowie Rundgänge für Fernsehen und Hörfunk.

Redaktion: Was schätzen Sie besonders an Ihrer Abteilung?

An meinen Kolleginnen und Kollegen schätze ich vor allem ihre hohe Professionalität und das Engagement, mit dem sie ihren Beruf ausüben. Nicht jedes Thema ist auf Anhieb leicht zu verstehen und zu vermitteln. Aber jedes Mal aufs Neue vertiefen sie sich in die Messethematik und machen sich viele Gedanken, wie sie eine hohe Resonanz in allen Medien erzielen können. Das ist meiner Meinung nach nur mit einer großen Portion Leidenschaft und Wissbegierde möglich. Alle meine Kolleginnen und Kollegen besitzen zudem ein hohes Maß an Servicebereitschaft und bieten ihre Unterstützung an, wo immer sie gebraucht wird. Ich kann mich sehr glücklich schätzen, dass in unserer Abteilung vor, während sowie nach Messelaufzeiten der Spaß an und bei der Arbeit nicht zu kurz kommt und Teamgeist großgeschrieben wird.

Redaktion: Welche fünf Dinge sind bei der Pressearbeit für eine Messe besonders wichtig?

1. Branchenkompetenz: Wir kommunizieren nicht nur für die Messe an sich, sondern auch für die Branchen, die sich auf der jeweiligen Veranstaltung präsentieren. Dafür brauchen wir ein fundiertes Wissen über die Entwicklungen, Trends und Besonderheiten der Branche. Nur so können wir die relevanten Zielgruppen bei Ausstellern und Besuchern erreichen.
2. Planung: Wir arbeiten immer auf die nächste Messelaufzeit hin, zum Teil mit einer mehrjährigen Vorlaufzeit. Wir müssen uns also genau überlegen und planen, wie wir diese lange Zeitspanne mit Inhalten füllen und das Interesse an der jeweiligen Veranstaltung aufrechterhalten.
3. Zielgruppenorientierung: Es ist enorm wichtig, sich zu überlegen, welche Informationen für welche Medien relevant und interessant sind. Abhängig davon müssen wir die Inhalte entsprechend aufbereiten, denn ein Wirtschaftsredakteur ist beispielsweise eher an Zahlen und Fakten einer Branche interessiert, während eine Journalistin einer technischen Fachzeitschrift eher auf der Suche nach innovativen Entwicklungen und technologischen Trends ist.
4. Nutzendefinition: Mit den Informationen, die wir zur Verfügung stellen, müssen wir den Nutzen, den Aussteller und Besucher von einer Messe haben, oder auch die Grenzen, die eine Veranstaltung vielleicht hat, deutlich machen. Schließlich investieren Aussteller und Besucher für eine Teilnahme Zeit und Geld.
5. Flexibilität: Die Messelaufzeit ist das Highlight unserer Arbeit. Hier spielen wir als Presseabteilung verschiedene Rollen und das macht besondere Freude. Wir sind Gastgeber, Informationsgeber, Dienstleister, Kummerkasten und manchmal auch „Mädchen für alles“. Trotz sorgfältiger Planung hat die Messelaufzeit ihre ganz eigenen Gesetze. Wir müssen auch immer auf Unerwartetes gefasst sein und diese Überraschungen dann professionell in unsere Arbeit einbinden.

Bei all diesen Punkten stehen Eva Rugenstein 25 Kolleginnen und Kollegen zur Seite, die sich perfekt ergänzen und so verschieden wie ihre Aufgaben sind. Was genau dazu gehört, erfahrt ihr in Teil 2 der Vorstellung unserer Presseabteilung. Übrigens: Das Presseteam arbeitet sehr eng mit anderen Bereichen und Projektleitungen zusammen, insbesondere mit den Kollegen und Kolleginnen aus der Unternehmenskommunikation und der Marketingabteilung . So können alle Kommunikations- und Marketingaktivitäten bestmöglich untereinander abgestimmt werden.