Team Auslandstechnik
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Hinter den Kulissen: Unsere Auslandstechnik

Ihr erinnert euch vielleicht daran, dass ihr gemeinsam mit uns bereits den ein oder anderen Blick hinter unsere Kulissen werfen durftet – zuletzt im November bei unserer Abteilung Protokoll und Events. Heute ist es wieder so weit – die nächste Abteilungsvorstellung steht an!

Diesmal nehmen wir die seit dem 28. Januar in Moskau stattfindenden upakovka und interplastica zum Anlass, in den Arbeitsalltag unserer Kollegen aus der Auslandstechnik reinzuschnuppern. Der ist nämlich keineswegs langweilig. Und selbst, wenn wir das schon geahnt haben, hätten wir niemals gedacht, wie viele kleine wie große Herausforderungen das Team regelmäßig bewältigen muss. Bei unseren sogenannten Satellitenveranstaltungen aus den Global Portfolios interpack alliance (Processing & Packaging) und K Global Gate (Plastics & Rubber), die gerade im EXPOCENTRE MOSCOW laufen, zählen dazu z. B. die mitunter zweistelligen Minusgrade. Was noch dazu gehört und welche wichtige Lektion die Kollegen in Moskau gelernt haben, lest ihr in ihren Antworten auf unsere neugierigen Fragen.

„Wir sind morgens die Ersten auf der Messe und abends die Letzten, die das Gelände verlassen.”

Die Abteilung Veranstaltungstechnik haben wir bereits vorgestellt. Beide Abteilungen tragen die „Technik“ im Namen – was unterscheidet sie voneinander?

Team Auslandstechnik: Die Inlandstechnik hat für jedes Gewerk einen separaten Ansprechpartner; für die Logistik, die Technik, den Standbau, Marketing etc.

Im Ausland sind wir die erste Anlaufstation für alle Aussteller, übernehmen die Koordination von unseren Partnern vor Ort und kümmern uns um alles – von A wie Ausstellerausweis bis Z wie Zewarolle. Wann werden unsere Möbel geliefert? Wo ist der nächste Geldautomat? Oder, wo kann man mit Kunden essen gehen? Wir sind für alle Fragen die richtigen Ansprechpartner! Dazu müssen wir uns jedes Mal auf neue Umstände und Strukturen, Kulturen, Sprachen sowie örtliche Gegebenheiten einstellen. Ein Beispiel: Haben Sie sich schon mal Gedanken darüber gemacht, wie Sie in Gandhinagar, Indien – einem „State-of-the-Art“-Messegelände mit 12 Hallen – Druckluftkompressoren bekommen, die „eigentlich“ nicht verfügbar sind, aber ohne die die gelieferten Maschinen definitiv nicht funktionieren?

Das klingt nach jeder Menge Potential für Durcheinander! Da ist Multitasking gefragt. Wie groß ist das Team und was muss man mitbringen, um bei Ihnen in der Abteilung arbeiten zu können?

Team Auslandstechnik: Wir sind vier Junior Manager mit einer Abteilungssekretärin als Unterstützung, sechs Senior Manager und ein Gruppenleiter. Wer bei uns einsteigen will, muss Flexibilität mitbringen, über den Tellerrand hinausschauen, keine Angst vor fremden Kulturen und kleinen Tieren haben, lösungsorientiert denken und handeln, ein Improvisations- und Organisationstalent sein, und last but not least Spaß an der Arbeit haben. Denn die fachliche Expertise und Erfahrung der Kollegen sind genauso wichtig wie der Zusammenhalt vor Ort, der das Team zusammenschweißt.

Wie viele Länder haben Sie durch Ihren Beruf schon bereist und wie oft im Jahr sind Sie durchschnittlich unterwegs?

Team Auslandstechnik: Je nach Position und Erfahrung ist das natürlich unterschiedlich. Brasilien, Chile, Türkei, Algerien, China, Russland mit Moskau und Novokuznetzk sowie Indien sind aktuell für 2020 die Ziele. Je nach Messejahr und Position kommt es zu fünf bis acht Reisen im Jahr.

„Die Kollegen sind im Ausland eine Ersatzfamilie!”

Wir sehen schon: Sie sind beruflich viel unterwegs. Gibt es da auch so etwas wie einen typischen Arbeitsalltag?

Team Auslandstechnik: Wir sind morgens die Ersten auf der Messe und abends die Letzten, die das Gelände verlassen. Je nach Veranstaltungsort variieren dabei die Aufgaben, immer dazu gehören aber die Koordination mit den beauftragten Standbauern vor Ort und die Betreuung der Aussteller. Das fängt an mit dem Aufriss der Halle, geht weiter mit der Anlieferung der Maschinen sowie Absprachen mit Architekten und Standbauern bis hin zu Hilfestellungen für unsere Kunden. Während wir in Düsseldorf dafür unser gewohntes Büro haben, gibt es auf vielen Messen nur ein Behelfsbüro. Die Aussteller kommen dann dort vorbei, wenn sie ein Anliegen haben.

Unser Motto lautet dabei immer: Für jedes Problem gibt es eine Lösung! Sei es für die Reinigung von Vitrinen, das Stellen von Möbeln, den Druck von Verträgen oder die Suche nach Heftpflastern. Besonders wichtig ist auch, dass immer genug Kaffee da ist. Nach Abschluss eines ereignisreichen Messetages folgt unsere gemeinsame Abendgestaltung, schließlich sind die Kollegen im Ausland eine „Ersatzfamilie“, die sich hin und wieder mit einem Feierabendbier für ihre erfolgreiche Arbeit belohnt.

Sie sind gerade in Sachen upakovka und interplastica in Moskau unterwegs. Was ist die größte Herausforderung vor Ort und gibt es technisch gesehen große Unterschiede zwischen unseren verschiedenen internationalen Veranstaltungen?

Team Auslandstechnik: Es fängt schon mit der Kälte an! Im letzten Jahr fand der Aufbau bei Temperaturen von minus 18 Grad statt – was im Büro in der Halle bei geöffneten Hallentoren schon anstrengend ist. Ansonsten sind es die unvorhergesehenen Dinge, die immer wieder passieren – egal, wie oft man diese Messen schon gemacht hat und welche Situationen man schon erlebt hat. Ein Aussteller hatte beispielsweise mal vergessen, seine Maschine anzumelden und musste mit dieser am letzten Aufbautag noch in die hinterste Ecke der Halle. In Düsseldorf machen wir die Regeln – im Ausland müssen wir uns an die Regeln der Geländebetreiber halten. Zum Beispiel gestaltet sich die Beschaffung von Materialien nicht immer gleich, sodass wir diese teilweise selbst mitbringen müssen oder vor Ort auf lokalen Märkten Teile nachkaufen müssen.

„What happens in Moscow, stays in Moscow …“

2020 stehen in Düsseldorf viele große Leitmessen an. Bemerken Sie dies auch in Ihrem Arbeitsalltag?

Team Auslandstechnik: Vielleicht ist mal das Parkhaus voll, aber eigentlich betrifft das unseren Arbeitsalltag kaum. Wir nutzen gern die Gelegenheit hier in Düsseldorf unsere Kunden der Auslandsmessen zu treffen, um schon To-dos für die nächsten Messen zu klären. In der Auslandstechnik selbst gibt es nicht so ausgeprägte „starke und schwache“ Jahre, da wir fast alle unsere Messen jährlich bearbeiten.

Auf welche Veranstaltung freuen Sie sich schon besonders und an welche denken Sie noch heute gerne zurück?

Team Auslandstechnik: Jede Messe ist etwas Besonderes, deshalb freuen wir uns auf alles, was dieses Jahr kommt. Jede Veranstaltung hat ihre eigenen Highlights und irgendetwas passiert immer. Aber eine der ersten Lektionen, die man in Moskau lernt ist „What happens in Moscow, stays in Moscow …“. Und dies schließt natürlich auch jeden anderen Veranstaltungsort ein.

Vielen Dank an unser Auslandstechnik-Team, das sich so kurz vor dem nächsten großen Projekt noch so ausführliche und spannende Details zu seinen Aufgaben gegeben hat!

War euch bewusst, dass die Messe Düsseldorf nicht nur Veranstaltungen in aller Welt ausrichtet und über Netz von Tochtergesellschaften und Auslandsvertretungen verfügt, sondern auch viele Tätigkeiten vor Ort koordiniert und selbst ausführt?

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Nina Wellbrock
Senior Social Media Managerin bei der Messe Düsseldorf GmbH. Und sonst? Leidenschaft für Kommunikation, Konzerte und Sport (Fußball/Tennis).