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Der erste Eindruck zählt –
unsere Abteilung Protokoll/Events

Die Messe Düsseldorf ist ein Magnet für Austeller und Besucher aus aller Welt. Dass auch regelmäßig nationale und internationale Promis sowie bekannte Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Gesellschaft und Politik unsere Veranstaltungen besuchen, haben wir euch hier im Blog bereits verraten. Zur diesjährigen boot Düsseldorf haben wir wieder einen hochkarätigen Gast begrüßt: Fürst Albert II von Monaco sprach während der „Blue Motion Night“ am 23. Januar 2017 über den Schutz der Weltmeere. Hinter einem Auftritt auf der Bühne steckt aber noch viel mehr, als eine gut vorbereitete Rede. Bei uns arbeiten bei prominentem Besuch die KollegInnen aus der Abteilung Protokoll/Events auf Hochtouren. Wir haben bei ihnen vorbeigeschaut und lüften in diesem Artikel das Geheimnis um ihr spannendes Daily Business.

Fragen über Fragen

„Welcher VIP-Gast kommt zu welcher Veranstaltung?“, „Soll er am Flughafen oder Bahnhof abgeholt werden?“ oder „Muss eine Unterkunft für ihn gebucht werden?“ – all das sind Fragen, um die sich der Arbeitsalltag der Mitarbeiter der Abteilung Protokoll/ Events täglich dreht und für die sie stets die richtige Antwort finden. Aufgeteilt nach Messen, kümmert sich jeweils ein Kernteam um die Betreuung unserer Ehrengäste sowie die Planung der Rahmenveranstaltungen vor, während und nach einer Messe.

Rund um die Uhr im Einsatz

Beginnen wir mit den Vorbereitungen. Damit alle Gäste rechtzeitig ihre Einladungen zu den jeweiligen Veranstaltungen erhalten, ist die sorgfältige Pflege der VIP-Datenbank unerlässlich. Sie kann als das Herzstück der Abteilung bezeichnet werden, denn Anlässe jeglicher Art, wie Geburtstage, Ernennungen, Versetzungen und auch Todesfälle werden in entsprechender Form wahrgenommen. Bereits hier gilt: Der erste Eindruck zählt! Nicht auszudenken was passiert, wenn beispielsweise ein Titel vergessen wird oder die Anschrift im Anschreiben fehlerhaft ist.

Sind die Gäste unserer Einladung nach Düsseldorf gefolgt, setzen unsere Kollegen alles daran, dass sich diese bei uns wohlfühlen, und das fängt schon mit dem hauseigenen Shuttleservice an.

Die „Kurt Schoop Lounge“ – Ein Aushängeschild der Messe

Am Messegelände angekommen werden die VIP-Gäste aus nah und fern im Gästeclub, der „Kurt Schoop Lounge“, empfangen. Diese Lounge ist nicht nur optisch und kulinarisch, sondern auch was den Service betrifft, ein Aushängeschild der Messe Düsseldorf. Hier legen wir größten Wert auf den persönlichen Umgang mit den Gästen. Das heißt: die Mitarbeiter der Abteilung Protokoll/ Events erfüllen gerne auch Extrawünsche, wie die Bestellung eines Taxis oder sprechen Restaurantempfehlungen und kulturelle Programmtipps aus. Außerdem sind sie für alle Notfälle gewappnet: Dank vorhandener Nähutensilien oder einer Fusselrolle, kann sogar in letzter Sekunde ein Knopf angenäht oder ein Anzug auf Hochglanz gebracht werden.

Wohlfühlen während des Trubels

Jeder, der schon einmal eine Messe besucht hat, weiß, wie viele Kilometer dabei in kürzester Zeit zusammen kommen. Trotz aller Briefings und markierter Hallenplänen kann es dennoch vorkommen, dass unsere Ehrengäste zwischen all den spannenden Ständen unserer Aussteller die Orientierung verlieren. Doch auch in diesem Fall stehen ihnen unsere Kollegen aus der Abteilung Protokoll/ Events jederzeit zur Seite.

Denn Protokoll ist: Wenn alles klappt, und keiner weiß warum!

VIP müsste man sein, oder? 🙂

Nina Wellbrock
Nina Wellbrock
Senior Social Media Managerin bei der Messe Düsseldorf GmbH. Und sonst? Leidenschaft für Kommunikation, Konzerte und Sport (Fußball/Tennis).
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