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Die fleißigen Helferlein der Messe Düsseldorf

von Christiane Hermann (Wake up Communications )

Zahlreiche auswärtige Besucher auf einem riesigen Gelände: Wie schafft es eine Messe eigentlich immer, dass ihre Veranstaltungen wie geschmiert laufen? Das Stichwort ist: Planung! Und dann gibt es da noch die fleißigen Helferlein, die den Messegästen stets mit Rat und Tat zur Seite stehen. Zu ihnen habe auch ich während meines Bachelor-Studiums gehört.

Nach meinem „Schnuppertag“ wurde ich mit dem schicken Messekostüm ausgestattet: Blazer, Weste und Rock in grau, weiße Blusen und ein Halstuch. Außerdem bekam ich ein eigenes Namensschild – mein Highlight! Jetzt konnte ich bei „meiner“ ersten Messe, der A+A voll durchstarten.

„Guten Tag!“ in (fast) allen Sprachen der Welt

Mittlerweile gibt es rund 400 Servicekräfte. Von Kassen- und Infopersonal über Hallenläufer bis hin zu den Verkehrsposten: Jeder Mitarbeiter trifft auf Besucher aus aller Welt mit den verschiedensten Muttersprachen. Um es ihnen so einfach wie möglich zu machen und sie so komfortabel wie möglich durch die Messelaufzeit zu begleiten, spricht das Veranstaltungspersonal übrigens ganze 29 Sprachen.

Für mich als Romanistik-Studentin war der Nebenjob in einem internationalen Unternehmen wie der Messe Düsseldorf also die perfekte Gelegenheit, meine Sprachkenntnisse anzuwenden und zu erweitern. Immerhin waren Kassendamen wie ich oft die erste Anlaufstation für die Messebesucher.

„Wie komme ich nachher wieder zum Hotel zurück?“, „Wie lange fahren die Bahnen?“, „Wie viel kostet ein Ticket?“ oder „Gibt es reduzierte Tickets?“, hörte ich mehr als einmal. Da kam es auch schon mal vor, dass ein gestandener Herr im Anzug in die Knie gegangen ist, um ein günstiges Kinder-Ticket erwerben zu können. Aus Spaß natürlich. 😉

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Das Besucher-Management-System für besten Service

Übrigens gibt es seit 2011 ein neues Besucher-Management-System. Eintrittskarten in Papierform gehören mittlerweile der Vergangenheit an. Stattdessen benötigen die Besucher für den Einlass jetzt Badges – das sind personalisierte Tickets mit Barcode, die sie erhalten, nachdem sie sich zu Hause, im Büro oder vor Ort beim Kassenpersonal registriert haben. Dieses One-Stop-Shopping ist schnell und unkompliziert und ein bisschen so, als wären meine beiden damaligen Einsatzgebiete als Kassendame und Gutscheinläufer vereint worden.

Den Barcode können übrigens auch die Aussteller nutzen, um zu jedem Besucher Gesprächsnotizen zu vermerken. Das vermeidet Erfassungsfehler und die Besucher können sichergehen, dass sie angeforderte Informationen auch tatsächlich erhalten.

Und auch dem Kassenpersonal erleichtert das System die Arbeit: Um zu Spitzenzeiten – erfahrungsgemäß morgens und nach der Mittagspause – Wartezeiten für die Besucher und Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden, können sie auf Schnellregistrierung umschalten. Die Besucherdaten erfassen sie dann, wenn es wieder ruhiger ist. Wie viele Besucher kommen eigentlich auf das Kassenpersonal zu? Dazu kann ich nur so viel sagen: Insgesamt wurden bereits etwa acht Millionen Badges ausgegeben.

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Hier ist jeder willkommen

Das Schönste bei diesem Studenten-Job war übrigens genau das: Der Kontakt zu den vielen Menschen. Damit meine ich aber nicht nur die Kunden. In den Kassenhäuschen machte die Mischung aus Studentinnen, Müttern und Rentnerinnen die Arbeit echt unterhaltsam (Nicht, dass sich noch jemand wundert: Zu meiner Zeit gab es hinter der Kasse nur einen Mann). Viele Kassendamen, die als junge Frauen angefangen haben, sind noch immer dabei und geben ihren großen Erfahrungsschatz gerne an den Nachwuchs weiter. Genau dieser Teamgeist sorgt für einen reibungslosen Messeablauf. Und inzwischen hat sich auch die Männerquote beim Kassen- und Infopersonal deutlich erhöht 🙂

Fünf Tipps für den schnellen Zutritt aufs Messegelände

Wie auch Sie als Messebesucher einen entspannten Start in den Messetag haben können, habe ich in meinen fünf Tipps zusammengefasst:

  1. Sie wollen (oder müssen) Zeit sparen? Dann registrieren Sie sich schon zu Hause oder im Büro und drucken dort direkt auch Ihr Ticket aus. Das eTicket macht’s möglich. Und die Messe Düsseldorf App liefert Ihnen schon vorab die wichtigsten Informationen rund um Ihren nächsten Messebesuch.
  2. Falls Sie dazu keine Gelegenheit finden: Am Einlass selbst wird Ihr Badge lediglich kontrolliert. Kommen Sie also als Erstes beim Kassenpersonal vorbei. Dann müssen Sie nicht von B nach A und wieder zurück.
  3. Die Wartezeit in der Schlange können Sie dazu nutzen, Ihre Unterlagen, Informationen und gegebenenfalls Bargeld oder Karte rauszusuchen. So nutzen Sie die Zeit sinnvoll und kommen gut vorbereitet bei den Kolleginnen und Kollegen an der Kasse an.
  4. Jetzt haben Sie Ihr Badge und Ihnen brennt noch eine Frage auf der Seele? Das Kassenpersonal hilft Ihnen gerne in allen Angelegenheiten weiter. Bei detaillierten und ungewöhnlichen Anfragen sind Sie bei unserem Infopersonal an den Infocountern besser aufgehoben. Sie können die Antworten an ihren Terminals recherchieren. Wenn Sie sich direkt an die richtige Anlaufstelle wenden, geht es auch für alle anderen schneller.
  5. Und zu guter Letzt: Nicht nur Sie, sondern auch viele andere Besucher sind gestresst und das bekommt unser Kassenpersonal oft zu spüren. Ein nettes, freundliches Lächeln macht es für beide Seiten einfacher. 🙂

 

Neue Helferlein gesucht!

Die Messe Düsseldorf ist auch wieder auf der Suche nach freundlichen und fleißigen Helferlein. Für die Bereiche Information, Besuchermanagement/Kasse, Helpdesk, Fachbesucherregistrierung, Hallenservice und Verkehrslenkung werden noch Aushilfen gesucht. Wer Interesse hat, Teil der Messe-Familie zu werden, kann sich hier informieren.

 

Fotos: Messe Düsseldorf/Tillmann

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Unser erweitertes Redaktionsteam, das uns kreativ unterstützt: Christiane Hermann, Louisa Kloss und Melanie Mann (v.l.n.r).
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